So löschen Sie automatisch alte E-Mails in Gmail

E-Mail kann schwierig zu verwalten sein. In einer Arbeitsumgebung ist es unerlässlich, dass Sie einen organisierten Posteingang führen, um die Effizienz aufrechtzuerhalten. Ein überladener Posteingang kann sich als ziemlicher Schmerz erweisen, insbesondere wenn Sie gezwungen sind, durch Berge von älteren E-Mails zu scrollen, die Sie möglicherweise nicht mehr benötigen. Früher haben diese älteren E-Mails vielleicht einen Zweck erfüllt, sind aber seitdem zu zusätzlichen Hürden bei der Suche nach einer bestimmten E-Mail geworden. Ein mit Spam gefüllter Posteingang kann Sie bei der Verwaltung Ihrer E-Mail-Bibliothek wirklich beeinträchtigen, und obwohl es viele Möglichkeiten gibt, Ihre E-Mails davon abzuhalten, in zusätzliche Spam-Listen zu gelangen – wir empfehlen, Ihre E-Mails anonym zu senden – müssen Sie dies trotzdem löschen alte Spam-Nachrichten, die überhaupt erst den Weg in Ihren Posteingang gefunden haben.

So löschen Sie automatisch alte E-Mails in Gmail

Um viel Zeit zu vermeiden, würde ich nicht empfehlen, alle Ihre älteren E-Mails manuell zu löschen. Stattdessen können Sie diese E-Mails dank der Hilfe von Filtern viel schneller loswerden. Durch das Erstellen eines Filters können Sie alte Nachrichten basierend auf einem bestimmten Zeitrahmen löschen. Das einzige Problem, das ich bei der Verwendung von Filtern sehen kann, ist, dass sie nur für neu empfangene Nachrichten gelten. Sie können in Zukunft Filter anwenden, um sicherzustellen, dass der Pile-Up nicht ein zweites Mal auftritt, aber was ist mit den E-Mails, die jetzt Ihren Posteingang füllen?

Alte E-Mails in Gmail automatisch löschen

Es gibt ein paar Dinge, in die Sie eintauchen sollten, wenn Sie sich von diesen älteren, nicht mehr notwendigen E-Mails befreien möchten, die Ihren Gmail-Posteingang plagen. Ich werde erklären, wie Sie Ihre Filter einrichten, sie für die zukünftige Verwendung anwenden und alle aktuellen alten E-Mails mit dem Gmail-Add-on Email Studio entfernen.

Einrichten Ihrer Filter

Das Wichtigste zuerst, lass uns dein einrichten Filter .

Beginnen:

  1. Melden Sie sich mit den erforderlichen Zugangsdaten bei Ihrem Gmail-Konto an.
  2. Suchen Sie das Zahnrad/Getriebe-Symbol. Dies ist das Gmail-Einstellungen Menü und befindet sich in der oberen rechten Ecke des Fensters. Klicken Sie auf dieses Symbol und wählen Sie dann Einstellungen aus dem Dropdown-Menü.
  3. Klicken Sie auf die Registerkarte "Filter" und dann auf Erstellen Sie einen neuen Filter .
  4. Geben Sie in das Eingabefeld "Hat die Wörter" Folgendes ein: älter_als:x wobei „x“ der Zeitrahmen der Nachrichten ist, die Sie löschen möchten. Dies ist eine Zahl gefolgt von einem Buchstaben. Die folgenden Buchstaben beziehen sich auf den Zeitrahmen. Sie müssen "d" für Tage, "w" für Wochen und "m" für Monate verwenden. Ein Beispiel wäre älter_als:3d wenn Sie E-Mails löschen möchten, die älter als drei Tage sind.
  5. Klicken Sie als Nächstes auf Filter erstellen mit dieser Suche Taste.
  6. Füllen Sie die Felder „Löschen“ und „Filter auch anwenden auf“ mit einem Häkchen aus, indem Sie darauf klicken.
  7. Klicken Sie abschließend auf Filter erstellen Um alle Ihre älteren E-Mails zu sehen, verschieben Sie sie basierend auf dem soeben festgelegten Datum von Ihrem Posteingang in Ihren Papierkorb.

Wenn Nachrichten in Gmail gelöscht werden, verschwinden sie nicht sofort. Stattdessen finden Sie sie in Ihrem Papierkorb-Ordner. Dies bedeutet, dass diese E-Mails weiterhin auf Ihre Gesamtdatenkapazität angerechnet werden. Um sie vollständig zu entfernen, können Sie entweder warten, bis Gmail sie nach 30 Tagen automatisch löscht, oder sie alle jetzt selbst löschen. Um letzteres auszuführen, klicken Sie auf das Müll Ordner und klicken Sie dann auf den Link Jetzt Papierkorb leeren .

Filter für zukünftige Löschung (Erneute Bewerbung)

Der Titel dieses Artikels befasst sich mit der automatischen Löschung. Filter können leider nicht automatisch ausgelöst werden. Sie müssen zurückgehen und den Filter erneut auf Ihren aktuellen Posteingang anwenden.

So wenden Sie einen Filter erneut an:

  1. Gehen Sie zurück zu Ihren Einstellungen, indem Sie oben rechts im Gmail-Fenster auf das Zahnrad- / Zahnradsymbol klicken und . auswählen Einstellungen aus der Dropdown-Liste.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Filter“.
  3. Da Sie bereits zuvor einen Filter erstellt haben, können Sie jetzt auf klicken Bearbeiten , die sich neben diesem Filter befindet. Wenn Sie zuvor mehrere Filter erstellt haben, können Sie leicht den gewünschten finden, da die Kriterien für jeden Filter angezeigt werden.
  4. Klicken Weitermachen im Abschnitt, der mit Ihren Suchkriterien angezeigt wird. Es ist ein Bildschirm ähnlich dem, der beim Einrichten des ursprünglichen Filters angezeigt wurde.
  5. Setzen Sie erneut ein Häkchen in das Kontrollkästchen neben "Filter auch anwenden auf".
  6. Um den Filter dieses Mal zu aktivieren, klicken Sie auf Filter aktualisieren . Alle Ihre älteren E-Mails, die auf den angegebenen Zeitrahmen eingestellt sind, werden jetzt in die Müll Mappe.

E-Mail-Studio

Email Studio verfügt über eine raffinierte Funktion, die automatisch alle Ihre älteren E-Mails von einem bestimmten Absender oder in einem bestimmten Ordner löscht. Die integrierte Auto-Purge-Funktion hilft dabei, Ihr Gmail-Postfach viel organisierter zu halten, was zu einer effizienteren Arbeitsumgebung führt.

Mit Email Studio können Sie alle E-Mails, die sich seit mehr als drei Monaten in Ihrem Posteingang befinden, archivieren und mit „Als gelesen markieren“ versehen. Es ermöglicht Ihnen auch, alle E-Mails dauerhaft von Ihrem . zu entfernen Müll und Spam Ordner automatisch nach zwei Tagen. Als zusätzlichen Bonus enthält die Auto-Purge eine E-Mail-Abmeldefunktion, mit der Sie Ihre E-Mail-Adresse ganz einfach aus einer dieser lästigen Newsletter-Mailinglisten entfernen können. Es gibt auch noch viel mehr, zu dem das Add-On in der Lage ist, aber ich denke, dass die bereits erwähnten Punkte genau das hervorheben, was wir für diesen Artikel brauchen.

Die Nutzung des Basispakets ist kostenlos, aber um das Produkt optimal zu nutzen, wird eine Premium-Version zu einem Jahrespreis von 29 US-Dollar angeboten. Das Upgrade ermöglicht es Ihnen, mehrere Bereinigungsregeln zu erstellen und umfasst einen E-Mail-Planer, eine Weiterleitung und einen Auto-Responder.

Automatisches Löschen in Gmail einrichten und aktivieren

Als erstes müssen Sie natürlich das Email Studio-Add-on herunterladen und installieren. Sobald dies erreicht ist, können Sie das Email Studio-Symbol in der rechten Seitenleiste sehen, wenn Sie eine Ihrer Gmail-E-Mail-Nachrichten öffnen.

Um es zu benutzen:

  1. Öffnen Sie das Email Studio-Add-on und melden Sie sich mit Ihrem Gmail-Konto an.
  2. Sie sehen eine Liste mit Optionen. Wählen Sie aus diesen Optionen das Tool "E-Mail-Bereinigung".
  3. Klicken Sie dann auf Neue Regel hinzufügen um eine Regel aufzustellen (ähnlich wie bei dem Filter ).
  4. Das Einrichten einer Regel besteht aus zwei Teilen – Sie müssen eine Bedingung und dann eine Aktion angeben. Denken Sie an „Ursache und Wirkung“. Die Aktion wird ausgelöst, sobald die angegebene Bedingung erfüllt ist.
  5. Um eine Bedingung festzulegen, können Sie erweiterte Suchparameter in Gmail verwenden, wie z neuer als oder hat Anhang oder größer als . Verwenden Sie diese, um die genaue Übereinstimmung mit den gewünschten Gmail-E-Mails zu finden Archiv , senden an die Müll , oder verschieben Sie sie in einen anderen Ordner.
  6. Nachdem eine Regel erstellt wurde, klicken Sie auf das Speichern Taste. Email Studio arbeitet jetzt im Hintergrund und führt stündlich einen Run-Check durch, der die angegebene Aktion ausführt, wenn eine E-Mail die damit verbundenen Bedingungen erfüllt. Sie müssen überhaupt nichts manuell tun.