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Für viele ist das Erstellen eines Klons oder einer Kopie von E-Mail-Entwürfen ein notwendiger Teil ihrer Arbeit. Zum Glück ist dies mit E-Mail-Vorlagen möglich, einer Funktion, die bereits in Gmail integriert ist.

Egal, ob Sie eine generische E-Mail für automatisierte Antworten auf Anfragen und Zahlungen erstellen möchten oder einfach nur nach einer Abkürzung für Ihre E-Mail-Antwortzeit suchen, Gmail bietet genau das, wonach Sie suchen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre eigenen E-Mail-Vorlagen auf den meisten gängigen Geräten erstellen.

E-Mail-Vorlagen

E-Mail-Vorlagen sind eine Rettung für alle Inhaber kleiner Unternehmen oder für diejenigen, die in den gleichen E-Mails das Gleiche sagen. Ich benutze sie, seit ich mein eigenes Unternehmen gegründet habe, und sie haben mir im Laufe der Jahre viele hundert Stunden gespart.

E-Mail-Vorlagen können Sie auch professioneller aussehen lassen. Sie können schneller antworten und ein einfaches „Danke für Ihre E-Mail, einer unserer Mitarbeiter wird Sie innerhalb von 24 Stunden direkt kontaktieren“ kann einem Kunden das Gefühl geben, geschätzt zu werden. Wenn man bedenkt, wie einfach es ist, kann ich sie nur empfehlen.

Erstellen von E-Mail-Vorlagen in Gmail auf einem PC

Gmail ruft Vorlagen für gespeicherte Antworten auf und Sie müssen die Funktion aktivieren, bevor Sie sie verwenden können. Anschließend können Sie beliebig viele E-Mail-Vorlagen erstellen.

1. Öffnen Sie Gmail und melden Sie sich an.
2. Wählen Sie nun das Zahnradmenüsymbol Einstellungen oben rechts auf dem Bildschirm aus.
3. Klicken Sie anschließend auf Alle Einstellungen anzeigen.
4. Klicken Sie nun auf Fortschrittlich.
5. Wählen Sie dann, falls noch nicht geschehen, Aktivieren zum Vorlagen und klicke Änderungen speichern.
6. Sobald Gmail neu geladen wurde, klicken Sie auf Komponieren.
7. Geben Sie den gewünschten Text für Ihre Vorlage ein und klicken Sie dann auf Mehr (die drei vertikalen Punkte).
8. Klicken Sie dann auf Vorlagen > Entwurf als Vorlage speichern > Als neue Vorlage speichern.
9. Benennen Sie schließlich Ihre Vorlage und wählen Sie Speichern.

Erstellen von E-Mail-Vorlagen in Gmail auf Android

Ähnlich wie beim PC können Sie auf Ihrem Android-Gerät eine Vorlage erstellen.

1. Öffnen Sie die Gmail-App und klicken Sie auf das Komponieren Taste (+).
2. Geben Sie nun Ihre E-Mail ein und klicken Sie auf das Mehr (die drei vertikalen Punkte).
3. Auswählen Entwurf speichern aus dem Dropdown-Menü.

Erstellen von E-Mail-Vorlagen in Gmail auf einem iPhone

Sie müssen entweder eine App wie E-Mail-Vorlagen installieren, um mit Gmail zu arbeiten, oder die integrierte Notes-App verwenden, um E-Mail-Vorlagen zu erstellen.

1. Öffnen Sie die Gmail-App, scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf das Komponieren (das Papier- und Stiftsymbol).
2. Wenn Sie E-Mail-Vorlagen installiert haben, klicken Sie auf die Auslassungspunkte (drei horizontale Punkte) und wählen Sie Aus Vorlagen von cloudHQ einfügen.

Alternativ können Sie die Vorlage mit Ihrer Notes-App erstellen.

1. Klicken Sie in der erstellten E-Mail-Vorlage auf das Symbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms und wählen Sie die Gmail-App aus.
2. Die Notiz sollte nun in den Textkörper der E-Mail geladen werden.

Verwenden Ihrer E-Mail-Vorlage

Nachdem Sie Ihre E-Mail-Vorlage erstellt haben, ist es an der Zeit, sie zu verwenden. Wenn Sie zum ersten Mal die Möglichkeit erhalten, die Vorlage zu verwenden, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie Gmail und klicken Sie auf Komponieren.
2. Klicken Sie nun auf Mehr.
3. Dann geh zu Vorlagen > Vorlage einfügen und wählen Sie Ihre E-Mail-Vorlage aus.
4. Bearbeiten Sie als Nächstes nach Bedarf und klicken Sie auf Senden.

Sie können dasselbe auch tun, indem Sie Antworten verwenden.

Verwenden Ihrer E-Mail-Vorlage für automatische Antworten

Wenn Sie mit der E-Mail-Vorlage noch einen Schritt weiter gehen, können Sie eine vorgefertigte Antwort als automatische Antwort auf eine eingehende E-Mail einrichten. Sie müssen Ihre vorgefertigte Antwort generisch halten, aber es ist eine großartige Möglichkeit, Bestellungen oder Anfragen zu bestätigen und eine gute Beziehung zu Ihrem Kunden aufzubauen.

1. Klicken Sie auf das Symbol in der Suchleiste oben auf dem Bildschirm.
2. Geben Sie nun Ihre Suchkriterien ein und wählen Sie aus Filter erstellen.
3. Klicken Sie anschließend auf das Kontrollkästchen für Vorlage senden, wählen Sie die Vorlage aus, die Sie senden möchten, und klicken Sie dann auf Filter erstellen wieder.

Wenn die Filterkriterien jetzt erfüllt sind, sendet Gmail Ihre vorgefertigte Antwort automatisch. Dies ist ideal für Bestätigungen oder Aktualisierungen und kann auf verschiedene Weise ausgelöst werden. Es ist mir unmöglich, sie alle hier aufzulisten, aber Sie werden in Ihren E-Mails ein Muster erkennen, das Sie verwenden können. Alle E-Mails werden beispielsweise an Ihre E-Mail-Adresse „[email protected]“ oder an jede E-Mail mit dem Wort „Bestellung“ gesendet. Du hast die Idee.