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Ohne Zweifel ist Gmail der beliebteste E-Mail-Dienst. Es funktioniert hervorragend mit Apps von Drittanbietern, um Inhalte über verschiedene Protokolle hinweg zu synchronisieren. Es bietet Ihnen auch gute Möglichkeiten, Ihre E-Mails zu automatisieren, zu verwalten und zu sortieren.

Dies geschieht über Smart Labels, die wie Ordner verwendet werden können, und es gibt einige Standardlabels, die eingehende Nachrichten automatisch sortieren sollen. Um ehrlich zu sein, kann es einige Zeit dauern, alles einzurichten und zu programmieren. Sie erhalten jedoch einen sauberen, aufgeräumten Posteingang und es wird einfacher, alle E-Mails in großen Mengen auszuwählen und zu sortieren.

Was sind Smart Labels?

Standardmäßig ordnen Smart Labels eingehende E-Mails in fünf Kategorien ein. Das sind sie:

Sozial – Dieses Label enthält E-Mails von Dating-Diensten, sozialen Medien und anderen Websites zum Teilen von Medien.

1. Aktualisierung – Ihre digitalen Quittungen, Rechnungen, Bestätigungen sowie Jahresabschlüsse landen im Etikett Updates.
2. Primär – Nachrichten, die nirgendwo anders hingehören und persönliche E-Mails gehen an das primäre Label.
3. Foren – E-Mails zu Nachrichten von Online-Boards, Gruppen und Foren live auf der Registerkarte Foren.
4. Werbeaktionen – Die lästigen E-Mail-Blasts und Marketingkampagnen werden an Promotions gesendet.

Notiz: Gmail ist sehr gut darin, die E-Mails in die Labels zu filtern, solange Sie sie aktiviert und richtig konfiguriert haben. Einige der neuen E-Mails landen jedoch möglicherweise immer noch auf der Registerkarte Primär.

Konfigurieren von Smart Labels

Bei Google können Sie auswählen, welche Smart Labels in Ihrem Posteingang angezeigt werden. Im Konfigurationsmenü können Sie beispielsweise Werbeaktionen oder soziale Netzwerke aus Ihrem Posteingang entfernen. Dies ist, was Sie tun müssen.

Schritt 1

Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms, um auf das Einstellungsmenü zuzugreifen. Klicken Sie dann auf „Alle Einstellungen anzeigen“.

Schritt 2

Wählen Sie nun „Posteingang“ aus und klicken Sie auf das Kästchen vor den Etiketten, die Sie in Ihren Posteingang bekommen möchten. Wenn Sie die Werbe- oder Social-Media-E-Mails nicht wirklich benötigen, können Sie alles deaktivieren. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie zur Bestätigung auf "Änderungen speichern" und Sie können loslegen.

Verwenden von Filtern zum automatischen Sortieren von E-Mails

Filter sind dazu da, E-Mails automatisch zu sortieren und unter einem richtigen Label zu platzieren. Wie bereits erwähnt, leisten die Standardfilter alleine eine ziemlich gute Arbeit und Sie können auch benutzerdefinierte Filter festlegen.

Schritt 1

Starten Sie Gmail und klicken Sie auf den kleinen Abwärtspfeil in der Suchleiste (der Pfeil befindet sich ganz rechts in der Leiste). Ein digitales Formular öffnet sich und Sie müssen die entsprechenden Abschnitte ausfüllen.

Schritt 2

Das Formular ist recht umfangreich und enthält die E-Mail-Adresse des Absenders und des Empfängers, den Betreff, die Größe, das Datum usw. Das Feld „Enthält die Wörter“ ist sehr interessant, da Sie die Ziel-Keywords eingeben und Spam direkt ins digitale Vergessen schicken können.

Schritt 3

Sobald Sie die Felder ausgefüllt haben, klicken Sie auf Filter erstellen und ein weiteres Popup-Fenster wird angezeigt. Wählen Sie dann "Posteingang überspringen (Archivieren)". Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die Filter-E-Mails Ihren Posteingang vermeiden und nur unter dem angegebenen Label angezeigt werden. Sie sollten auch "Filter auch anwenden auf" auswählen 15 übereinstimmende Konversationen“ im unteren Teil des Popup-Fensters.

Schritt 4

Neben "Label anwenden" befindet sich ein Dropdown-Pfeil, klicken Sie auf diesen Pfeil und wählen Sie das Label aus, das den gefilterten E-Mails entspricht.

Expertentipp: Google beschränkt Ihre Optionen nicht auf die Standardlabels. Klicken Sie auf „Neues Etikett“ und erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Etikett, das Ihren Anforderungen entspricht.

Schritt 5

Schließlich klickst du noch einmal auf „Filter erstellen“ und alle gefilterten E-Mails springen aus deinem Posteingang in das Label. Dies gilt auch für alte E-Mails, die Sie von einem bestimmten Absender erhalten haben. Sie können eine Vorschau der gefilterten E-Mails anzeigen, wenn Sie Alle E-Mails auswählen oder zu diesem Filter wechseln.

Wichtiger Hinweis

Gefilterte Nachrichten werden in den entsprechenden Ordnern angezeigt, wenn Sie einen E-Mail-Client verwenden, um über IMAP auf Gmail zuzugreifen. Dies gilt jedoch nicht, wenn Sie POP Gmail verwenden. Diesmal werden die gefilterten Nachrichten mit allen neuen Nachrichten angezeigt.

Exportieren und Importieren von Filtern

Sie wissen es vielleicht nicht, aber Google ermöglicht Ihnen das Exportieren und Importieren von Filtern. Dies kann ein echter Lebensretter sein, wenn Sie zu einem neuen E-Mail-Client wechseln müssen.

Um die Filter zu exportieren, öffnen Sie die Gmail-Einstellungen, klicken Sie auf „Alle Einstellungen anzeigen“ und wählen Sie die Registerkarte „Filter und blockierte Adressen“. Wählen Sie den zu exportierenden Filter aus und klicken Sie auf „Exportieren“. Sie erhalten eine .xml-Datei, die mit einem Texteditor bearbeitet werden kann. Es gibt jedoch keinen Grund, dort Änderungen vorzunehmen, da es einfacher ist, Filter nach dem Hochladen zu löschen/zu ändern.

Das Importieren von Filtern ist ebenfalls recht einfach. Gehen Sie zum Ende der Seite und wählen Sie "Filter importieren" und dann "Datei auswählen". Suchen Sie die .xml-Datei der Filter, klicken Sie darauf und wählen Sie „Datei öffnen“. Gmail beendet die Aktion nicht automatisch, Sie müssen zur Bestätigung auf "Filter erstellen" klicken.

Netter Trick: Der schnellste Weg, wichtige E-Mails automatisch zu sortieren, besteht darin, sie mit einem Stern zu versehen. Klicken Sie einfach auf den kleinen Stern neben Datum und Uhrzeit und die E-Mails erscheinen im Bereich Markiert.

Der Postbote Cometh

Alles in allem erfordert das Einrichten der automatischen Sortierung in Gmail einige Zeit und Mühe. Aber die Benutzeroberfläche ist intuitiv, einfach zu bedienen und Sie müssen es nur einmal tun.

Verwenden Sie einen E-Mail-Client, um auf Ihr Gmail-Konto zuzugreifen? Welche benutzerdefinierten Labels möchten Sie erstellen? Zögern Sie nicht, uns in den Kommentaren unten mehr über Ihre Vorlieben zu erzählen.