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Das Hinzufügen einer Signatur zu Ihrer E-Mail-Nachricht verleiht ihr einen Hauch von Professionalität. Das Einfügen eines Logos und Ihrer Kontaktinformationen bietet eine Markenwerbung für eine ansonsten triste Korrespondenz. Es gibt denjenigen, die Sie auf andere Weise kontaktieren möchten, die Möglichkeit, dies zu tun. Das Erstellen und Verwenden einer Signatur in Microsoft Outlook ist eine einfache Aufgabe. Sie können sogar mehrere personalisierte Signaturen erstellen, zu denen Sie je nach Zielgruppe nach Belieben wechseln können.

Outlook fügt jedoch nur neu gesendeten oder weitergeleiteten E-Mail-Nachrichten eine Signatur an. Die E-Mails, die Sie vor dem Erstellen einer Signatur gesendet haben, werden weiterhin fehlen. Um älteren Nachrichten eine Signatur hinzuzufügen, müssen Sie in die Outlook-Einstellungen gehen und einige Dinge ändern.

Ihre Unterschrift kann Text, Bilder, Ihre elektronische Visitenkarte, ein Logo oder sogar ein Bild Ihrer handschriftlichen Unterschrift enthalten. Sie können Outlook so einrichten, dass allen ausgehenden Nachrichten automatisch Signaturen hinzugefügt werden, oder Ihre Signatur erstellen und von Fall zu Fall zu Nachrichten hinzufügen.

Hinzufügen einer Signatur zu Ihrer Outlook-Korrespondenz

Die Schritte zum Auffrischen Ihrer E-Mails mit einer Signatur hängen von der Version von Outlook ab, die Sie derzeit verwenden. Es gibt einen Prozess für Benutzer älterer Versionen der Software (2007 – 2010) und einen für die neueren Versionen (2010+) sowie Microsoft Office 365-Benutzer.

Beginnen wir mit den neuesten Versionen.

Outlook-Versionen 2010+ einschließlich Outlook für 365

So erstellen Sie eine neue Signatur für Ihre Outlook-E-Mail:

1. Klicken Sie auf , um eine neue E-Mail zu erstellen.
2. Klicke auf Unterschrift und dann Unterschriften aus dem Reiter „Nachricht“.
   • Abhängig von der Größe Ihres Outlook-Fensters und ob Sie eine neue E-Mail-Nachricht oder eine Antwort oder Weiterleitung erstellen, öffnen Sie die Registerkarte "Nachricht" und das Unterschrift Die Schaltfläche kann sich an zwei verschiedenen Stellen befinden. Der Signature-Button wird jedoch normalerweise von begleitet Datei anhängen und Artikel anhängen im Abschnitt "Einschließen" des Menüs "Nachricht".
3. Wählen Sie auf der Registerkarte "E-Mail-Signatur" direkt unter dem Feld "Signatur zum Bearbeiten auswählen" Neu und fügen Sie im Dialogfeld „Neue Signatur“ einen Namen für Ihre neue Signatur hinzu.
4. Verfassen Sie direkt unter „Signatur bearbeiten“ Ihre Signatur im dafür vorgesehenen Bereich.
   • Das Fenster bietet Ihnen die Möglichkeit, Schriftarten, Schriftfarben und -größen sowie die Textausrichtung zu ändern.
   • Um Links und Bilder zu Ihrer E-Mail-Signatur hinzuzufügen, Schriftarten und Farben zu ändern und den Text auszurichten, können Sie dies über die Mini-Formatierungsleiste unter „Signatur bearbeiten“ tun.
   • Sie können sogar eine robustere Signatur mit Aufzählungszeichen, Tabellen oder Rahmen erstellen, indem Sie Ihren Text mit Microsoft Word formatieren. Übertragen Sie es dann mit einer einfachen Kopie ( Strg+C ) und einfügen ( Strg+V ) auf der Signatur in das Feld „Signatur bearbeiten“.
   • Sie können Ihrer Signatur auch Social-Media-Symbole und Links hinzufügen, auf die ich später eingehen werde.
5. Sobald die Signatur Ihren Wünschen entspricht, legen Sie unter „Standardsignatur auswählen“ die folgenden Optionen fest:
   • Wählen Sie ein E-Mail-Konto aus, mit dem Sie Ihre Signatur verknüpfen möchten, indem Sie das Dropdown-Menü "E-Mail-Konto" verwenden. Sie können für jedes E-Mail-Konto, das Sie für Outlook verwenden, unterschiedliche Signaturen verwenden.
   • Um Ihre Signatur automatisch zu allen zukünftigen Nachrichten hinzuzufügen, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Neue Nachrichten“ und wählen Sie eine Signatur aus. Wenn Sie es vorziehen möchten, dass es standardmäßig nicht automatisch eingestellt ist, wählen Sie (keiner) . Auf diese Weise hat jede neue Nachricht, die Sie senden, überhaupt keine Signatur, einschließlich der weitergeleiteten und beantworteten Nachrichten.
   • Damit eine Signatur in Ihren Nachrichten angezeigt wird, auf die Sie antworten und die Sie weiterleiten, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „Antworten/Weiterleitungen“ und wählen Sie eine Signatur aus. Dadurch wird diese Signatur jedes Mal automatisch hinzugefügt, wenn Sie eine E-Mail beantworten oder weiterleiten. Um dieses Set nicht zu haben, wählen Sie (keiner) stattdessen.
6. Jetzt, wo das vorbei ist, klicken Sie auf die OK , um zurück zu gehen, um Ihre Signatur zu speichern und zu Ihrer neuen Nachricht zurückzukehren.
   • Beachten Sie, dass die aktuelle Nachricht, in der Sie die Signatur erstellt haben, keine Signatur enthält. Aus irgendeinem Grund wird die Signatur nur in den folgenden Nachrichten angezeigt. Sie müssen die Signatur manuell hinzufügen, wenn Sie sich darauf freuen, eine zu verwenden.

Manuelles Einfügen einer Signatur

Für die neue Nachricht, die Sie zum Erstellen einer Signatur gestartet haben oder die keinen automatischen Signatursatz wünschen, können Sie weiterhin manuell eine Signatur einfügen.

Um dies zu tun:

1. Klicken Sie bei geöffneter E-Mail-Nachricht auf die Registerkarte "Nachricht" und wählen Sie Unterschrift .
2. Dadurch wird ein Flyout-Menü geöffnet, in dem alle von Ihnen erstellten gespeicherten Signaturen angezeigt werden. Wählen Sie die gewünschte Signatur aus den Optionen aus, indem Sie darauf klicken. Es erscheint nun in Ihrer aktuellen Nachricht.

Hinzufügen eines Logos oder Bildes zu Ihrer Signatur

Marken benötigen in der Regel Logos. So fügen Sie Ihrer Signatur ein Bild wie ein Logo oder ein Social-Media-Symbol hinzu:

1. Öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht und klicken Sie auf die Registerkarte "Nachricht".
2. Klicke auf Unterschrift und dann Unterschriften .
3. Wählen Sie die Signatur aus, zu der Sie das Logo oder Bild hinzufügen möchten, indem Sie sie im Feld "Signatur zum Bearbeiten auswählen" auswählen.
4. Klicken Sie auf die Bild hinzufügen Symbol, suchen Sie das Bild, das Sie aus Ihren PC-Dateien hinzufügen möchten, und wählen Sie dann Einfügung .
   • Sie können die Größe Ihres Bildes oder Logos ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild klicken und auswählen Bild aus den Menüoptionen. Klicken Sie auf die Registerkarte "Größe" und verwenden Sie die bereitgestellten Optionen, um die Größe Ihres Bildes nach Ihren Vorgaben zu ändern.
   • Lassen Sie das Kontrollkästchen „Seitenverhältnis sperren“ aktiviert, um die Bildproportionen beizubehalten.
5. Sobald das Bild in der Größe angepasst und einsatzbereit ist, klicken Sie auf OK .
6. Folgen Sie diesem, indem Sie auf klicken OK erneut, um alle Änderungen zu speichern, die Sie gerade an Ihrer Signatur vorgenommen haben.

Microsoft Outlook-Versionen 2007 – 2010

So erstellen Sie eine neue Signatur mit einer älteren Version von Microsoft Outlook:

1. Wählen Sie eine neue Nachricht erstellen.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Nachricht" und wählen Sie Unterschrift aus dem Abschnitt "Einschließen".
3. Klicken Sie auf Signaturen, wenn es angezeigt wird.
4. Klicken Sie auf der Registerkarte "E-Mail-Signatur" auf Neu .
5. Geben Sie einen Namen für Ihre Signatur ein und klicken Sie dann auf OK Taste.
6. Geben Sie den Text, den Sie in Ihre Signatur einschließen möchten, in das Feld „Signatur bearbeiten“ ein.
   • Sie können Ihren Text formatieren, indem Sie den zu bearbeitenden Text markieren und dann die Stil- und Formatierungsschaltflächen für die gewünschten Optionen verwenden.
   • Wenn Sie zusätzliche Elemente wie Bilder, Hyperlinks und E-Visitenkarten hinzufügen, klicken Sie auf die Stelle, an der das Element erscheinen soll, und:
     • e-Visitenkarte - Drücke den Visitenkarte und klicken Sie dann auf einen der Kontakte in der Liste "Abgelegt unter". Drücke den OK Taste.
     • Hyperlink - Drücke den Hyperlink und geben Sie die URL ein (oder fügen Sie sie ein), mit der Ihr Link den Text verbindet. Drücke den OK Taste.
     • Bild/Bild – Klicken Sie auf das Bildsymbol, suchen Sie das Bild, das Sie in Ihre Signatur hochladen möchten, wählen Sie es aus und klicken Sie dann auf OK Taste.
7. Wenn Sie mit den Bearbeitungen fertig sind, klicken Sie auf OK, um die Erstellung Ihrer Signatur abzuschließen.
   • Der E-Mail, die Sie derzeit zum Erstellen der Signatur geöffnet haben, wird die Signatur nicht automatisch hinzugefügt. Sie müssen dies manuell tun.

Hinzufügen der Signatur zu Ihren E-Mail-Nachrichten

Signaturen können automatisch oder manuell zu allen ausgehenden Nachrichten, Antworten und Weiterleitungen hinzugefügt werden. Pro versendeter E-Mail kann nur eine Signatur verwendet werden. Wenn Sie sich also für eine automatische Erstellung einer Signatur entscheiden, ist es am besten, wenn die Signatur auf ein breiteres Publikum ausgerichtet ist.

So fügen Sie automatisch eine Signatur in Ihre E-Mail-Nachricht ein:

1. Erstellen Sie eine neue E-Mail.
2. Gehen Sie zur Registerkarte "Nachricht" und klicken Sie im Abschnitt "Einschließen" auf "Signatur".
3. Klicken Sie auf Signaturen, wenn es angezeigt wird.
4. Suchen Sie „Standardsignatur auswählen“, klicken Sie auf das Dropdown-Menü „E-Mail-Kontoliste“ und wählen Sie ein E-Mail-Konto aus, mit dem Sie eine Signatur verknüpfen möchten.
5. Wählen Sie die Signatur aus, die Sie hinzufügen möchten, indem Sie eine aus der Liste "Neue Nachrichten" auswählen.
   • Wählen Sie für Weiterleitungen und Antworten eine Signatur aus der Dropdown-Liste „Antworten/Weiterleitungen“ aus, um eine Signatur hinzuzufügen. Klicken (keiner) Wenn Sie keine Signatur wünschen, gehen Sie mit Ihrer Antwort aus und leiten Sie E-Mail-Nachrichten weiter.
6. Klicken OK um Ihre Signatureinstellungen zu speichern.

So fügen Sie Ihrer E-Mail-Nachricht manuell eine Signatur hinzu:

1. Erstellen Sie eine neue E-Mail-Nachricht.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Nachricht".
3. Klicke auf Unterschrift , finden Sie im Abschnitt "Einschließen".
4. Wählen Sie die Signatur aus, die Sie einfügen möchten, indem Sie direkt darauf klicken.

Die Signatur erscheint nun in Ihrer ausgehenden Nachricht. Wenn Sie eine falsche Auswahl getroffen haben oder die hinzugefügte Signatur einfach löschen möchten, markieren Sie die Signatur in der Nachricht und klicken Sie auf Löschen (oder Rücktaste ) auf Ihrer Tastatur.

Verwenden eines Microsoft Office 365-Kontos mit Outlook.com

Wenn Sie Outlook im Web mit einem Microsoft Office 365-Konto verwenden, müssen Sie in beiden Produkten eine Signatur erstellen.

So erstellen und verwenden Sie E-Mail-Signaturen in Outlook im Web:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Outlook.com-Konto an und öffnen Sie Ihr Einstellungen indem du auf klickst Zahnrad Symbol oben auf der Seite.
2. Klicke auf E-Mail , dann Verfassen und antworten .
3. Geben Sie Ihre Signatur in den Bereich E-Mail-Signatur ein.
   • Sie können die bereitgestellten Formatierungsoptionen verwenden, um das Erscheinungsbild Ihrer Signatur nach Ihren Wünschen zu ändern.
   • Sie können nur eine Unterschrift pro Konto haben.
   • Damit die Signatur standardmäßig für alle zukünftigen Nachrichten angezeigt wird, setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen „Meine Signatur automatisch in neue Nachrichten einfügen, die ich verfasse“. Dadurch wird Ihre Signatur in allen zukünftigen erstellten E-Mails unten angezeigt.
   • Für Weiterleitungen und Antworten ist ein Häkchen im Kästchen „Meine Signatur automatisch in Nachrichten einfügen, die ich weiterleite oder beantworte“ zu markieren.
   • Wenn Sie keine dieser Optionen aktivieren, müssen Sie Ihre Signatur in Zukunft jeder E-Mail-Nachricht, die Sie erstellen, manuell hinzufügen.
4. Wenn Sie mit den Bearbeitungen fertig sind, klicken Sie auf Speichern .

So fügen Sie Ihre Signatur manuell hinzu:

1. Wählen Sie in Ihrem Postfach Neue Nachricht aus.
2. Verfassen Sie Ihre Nachricht vollständig und klicken Sie auf das Dreifach-Punkt-Symbol.
3. Wählen Sie von hier aus Unterschrift einfügen .
4. Sobald Ihre Nachricht versandfertig ist, klicken Sie auf das Senden Taste.